De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás regulaciones aplicables en materia de protección de datos personales, AGUSTIN ADARVE NATURAL COOLING S.A.S. (en adelante “NATURAL COOLING”) presenta su política para el tratamiento de datos personales.
NATURAL COOLING está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, proveedores, empleados y terceros en general. Por eso, adopta la presente política, la cual es de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren el tratamiento de datos personales.
I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
AGUSTIN ADARVE NATURAL COOLING S.A.S es una sociedad debidamente conformada según la legislación colombiana y se encuentra identificada con el NIT 900486728 – 3.
NATURAL COOLING se encuentra domiciliada en la calle 114 # 6ª - 92, oficina D 414 de la ciudad de Bogotá, correo electrónico naturalcooling.co@gmail.com, teléfono 6120300.
II. DEFINICIONES
Conforme la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y para la debida comprensión de la presente política, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. en los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. política de protección de datos personales
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
III. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
- Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.
- Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del mismo.
- Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.
- Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplidas las finalidades, se procederá con la supresión de los datos, la cual deberá realizarse de tal forma que no puedan ser recuperados o copiados en otros medios, de esta forma se garantiza una eliminación segura.
- Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de seguridad: Cada persona vinculada con NATURAL COOLING deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:
Al titular del dato;
A las personas autorizadas por el titular del dato;
A las personas autorizadas internamente en NATURAL COOLING
A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.
- Principio de circulación restringida: Sólo se pueden enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:
Al titular del dato;
A las personas autorizadas por el titular del dato;
A las personas autorizadas internamente en NATURAL COOLING
A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la confidencialidad y la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
IV. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
NATURAL COOLING podrá utilizar sus datos personales para llevar a cabo las siguientes finalidades:
- El desarrollo del objeto social de NATURAL COOLING.
- El monitoreo y gestión de las relaciones laborales, comerciales y contractuales.
- La realización de informes y evaluaciones de desempeño
- El levantamiento de registros financieros, contables, estadísticos y/o históricos.
- Tomar decisiones de reclutamiento y selección de personal
- Mantener un expediente individual de los clientes, proveedores y empleados.
- El levantamiento de reportes a autoridades de control y vigilancia y la adopción de medidas tendientes a prevenir actividades ilícitas.
- Validar la solidez financiera y la experiencia de los proveedores y/o contratistas.
- Cumplimiento de requerimientos legales por parte de autoridades competentes en ejercicio de sus funciones.
- Gestionar trámites, solicitudes, quejas y reclamos.
- Controlar la seguridad y el acceso a las instalaciones de NATURAL COOLING.
V. ALCANCE DEL TRATAMIENTO
Conforme las finalidades indicadas anteriormente, NATURAL COOLING podrá:
- Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente, ya sea físico o digital.
- Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legalmente.
- Transmitir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, nacional o internacional, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transmitida para el tratamiento.
- En caso de ser necesario, NATURAL COOLING podrá transferir los datos recopilados a terceros nacionales o internacionales, en cualquier país. En todo caso, NATURAL COOLING siempre obtendrá la autorización del titular y observará los requisitos impuestos por la ley colombiana para las transferencias nacionales e internacionales de datos personales.
VI. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CARACTER SENSIBLE
NATURAL COOLING procura no realizar el tratamiento de datos personales sensibles. Sin embargo, si en el desarrollo de su objeto social llegará a necesitar datos de dicha categoría, los titulares no estarán obligados a suministrarlos. Para el tratamiento de datos sensibles, NATURAL COOLING siempre requerirá la aprobación expresa del titular, de conformidad con el artículo 6° del Decreto 1377 de 2013.
VII. DERECHOS DE LOS TITULARES
Las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de NATURAL COOLING tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
- Conocer los datos personales sobre los cuales NATURAL COOLING está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a NATURAL COOLING para el tratamiento de sus datos personales.
- Ser informado por NATURAL COOLING, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa colombiana de protección de datos personales.
- Solicitar a NATURAL COOLING la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en la presente política. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y NATURAL COOLING, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento, al menos una vez al mes y cada vez que se realicen cambios sustanciales a la presente política.
VIII. CANAL DE ATENCIÓN DE RECLAMOS Y CONSULTAS EN MATERIA DE HABEAS DATA
El canal designado para atender las inquietudes, consultas y reclamos en materia de Habeas Data es el correo electrónico naturalcooling.co@gmail.com.
IX. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE HABEAS DATA
El titular, sus causahabientes y/o apoderados podrán ejercer los derechos anteriormente mencionados a través de una consulta y/o reclamo, en los siguientes términos:
- Consultas: Los titulares podrán consultar de forma gratuita sus datos personales una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales a la presente política. Para ello, deberán enviar una solicitud al canal de atención anteriormente indicado, que deberá contener la siguiente información: (i) nombre y domicilio del titular (o de quién este facultado para tal fin) o cualquier otro medio para recibir respuesta a la solicitud; (ii) documentos que acrediten la identidad del Titular, o de quién esté facultado; y (iii) la descripción y propósito de la consulta. NATURAL COOLING deberá dar respuesta a la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. Asimismo, deberá informar si la solicitud tiene algún costo. En caso de no poder responder la solicitud en el plazo anteriormente mencionado, NATURAL COOLING deberá informar al solicitante sobre las razones del retraso y deberá indicar un nuevo plazo para dar respuesta, el cual no podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.
- Reclamos: Los titulares podrán presentar, a través de un reclamo, quejas por el incumplimiento de la presente política y/o la legislación, o podrán solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos personales.
Para ello, deberán enviar un reclamo al canal de atención anteriormente indicado, el cual deberá contener la siguiente información: (i) nombre y domicilio del titular (o de quién este facultado para tal fin) o cualquier otro medio para recibir respuesta a su solicitud; (ii) documentos que acrediten la identidad del Titular o de quién esté facultado; (iii) la descripción y propósito de la consulta; (iv) de ser el caso, otros documentos o elementos que se pretendan hacer valer.
Si el reclamo está incompleto, NATURAL COOLING requerirá al titular que subsane la información en los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo. Si trascurridos dos meses desde la fecha del requerimiento el titular no cumple con la subsanación indicada, se entenderá que desistió del reclamo.
Si el reclamo está completo, NATURAL COOLING deberá responder en los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción del mismo. En caso de no poder responder el reclamo en el plazo anteriormente mencionado, NATURAL COOLING deberá informar sobre las razones del retraso y deberá indicar un nuevo plazo para dar respuesta, el cual no podrá exceder ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término. En el caso en que NATURAL COOLING no sea competente para atender su reclamo, se le dará traslado a quién corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se le informará sobre dicha situación.
Para el manejo y protección de sus datos personales, los titulares también podrán contactar a la Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”) ubicada en la Carrera 13 No. 27-00 de Bogotá, al teléfono 018000 910165 y al correo electrónico contactenos@sic.gov.co
X. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
NATURAL COOLING, en estricta aplicación del principio de seguridad, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. No obstante, tenga en cuenta que NATURAL COOLING no puede garantizar la seguridad total de su información.
NATURAL COOLING exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.
XI. VIGENCIA
La presente política está vigente desde Mayo 8 de 2017, NATURAL COOLING notificará, de manera previa y oportuna, sobre los cambios sustanciales a la presente política, a través de correo electrónico.
